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Come gestire il tempo e aumentare la produttività: la matrice di Eisenhower

Photo credits: Shamim Nakhaei from Unsplash.com

Gestisci le risorse. Inizia dal tempo

Non ho tempo. Devo imparare a ritagliare del tempo per me, a gestire meglio il mio tempo lavorativo e a stabilire le priorità.

Quante volte ti sei ritrovato a pensare questa frase?

Per poi arrivare alla conclusione…

Il tempo se vuoi lo trovi.

Certo, sembra facile da fare… ma nella pratica, da dove inizio a risparmiare il mio tempo?

Troppe domande senza risposta. Oppure sono tutte risposte ovvie, scontate, che non portano a nessun risultato.

Esistono teorie per qualsiasi cosa, se segui una strategia, ti ritrovi tra le mani risorse utili capaci di stravolgere l’andamento aziendale.

Vale per la finanza e vale per la risorsa umana.

La matrice di Eisenhower e la gestione delle priorità

La matrice di Eisenhower è un metodo che mediante la valutazione di 4 caratteristiche ti permette di massimizzare la produttività aziendale in primis e quella personale come diretta conseguenza.

È uno dei tanti metodi applicabili, non è l’unico e non vale sempre e comunque.

Nel dubbio, un tentativo vale la pena farlo.

Ancor più se di base c’è una risposta concreta a chi lamenta continuamente la mancanza di tempo.

Dwight D. Eisenhower presenta la sua teoria pronunciando una massima che permette di cogliere, istantaneamente, l’obiettivo finale.

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.

Il metodo di Eisenhower obbliga a classificare le attività giornaliere in base al loro grado di importanza e urgenza.

L’ovvietà del metodo decade in base alle esigenze delle persone. L’importanza di un’azione o di un lavoro è dettata dalla soggettività, ecco perché questo è un modo per raggiungere l’obiettivo, ma non è scontato che sia valido e funzionale per tutte le persone che scelgono di provare a gestire il proprio tempo in maniera sensata.

Il metodo di Eisenhover trova le sue fondamenta, soprattutto, nel lavoro di gruppo.

Quando l’azienda ha di base un team affiatato e omogeneo riesce ad applicare questa metrica avendo obiettivi e valori comuni.

Il grado di importanza assegnato a un lavoro urgente trova tutto il team di comune accordo, esattamente come assegnare un lavoro importante.

Nel gruppo le dinamiche cambiano, la mission aziendale è evidenziata e raggiunge un risultato al quadrato.

Attività da svolgere nell’immediato perché la scadenza è imminente piuttosto che perché necessitano di un’attenzione importante sono definite urgenti, e il gruppo si trova d’accordo.

La matrice di Eisenhower. Le basi

L’azienda che applica il Business Model Canvas parte avvantaggiata, perché è strutturata e consapevole che il lavoro tramite obiettivi permette di ottenere enormi vantaggi in termini di risparmio di risorse monetarie e di energia umana.

La preferenza verso la distinzione delle mansioni e degli obiettivi del team tramite la definizione di procedure e regole è una soluzione perfetta che sposa alla perfezione anche la gestione del tempo.

Scegliere di applicare la matrice di Eisenhower in un’azienda dominata dal caos può essere una buona soluzione per ottimizzare il tempo, ma sarà necessario gestire anche gli altri ambiti per ottenere risultati a più ampio raggio.

Matrice di Eisenhower

Matrice di Eisenhower

Il concetto che trova spazio in ogni riquadro è strutturato in maniera tale da ottenere come risultato finale una prevalenza di azioni importanti delegabili e non.

AZIONI NON DELEGABILI

In questo riquadro trovano spazio tutte le lavorazioni che rispondono a un carattere urgente e importante e che potrebbero compromettere, nell’immediato, tutta la filiera aziendale e, di conseguenza, sono da prendere in considerazione subito!

Telefonate ai clienti? Progetti in scadenza? Decisioni da prendere?

Racchiudere nel quadrante meno azioni possibili è l’obiettivo finale della gestione consapevole del tempo.

Mantenere un clima disteso all’interno del team di lavoro significa anche, imparare a gestire spazi e tempo (appunto) in maniera consapevole e ben strutturata.

AZIONI DA PIANIFICARE

Azioni che hanno carattere non urgente e possono essere relegate a un secondo momento.

Potrebbe essere complicato distinguere l’immediatezza di intervento da assegnare a un’azione urgente e importante.

Compromette nell’immediato la filiera produttiva dell’azienda?

Se la risposta è no, allora, si può rimandare a un secondo momento.

Soprattutto, nell’ambito della crescita e dell’innovazione questo quadrante riesce a racchiudere tutte le azioni che hanno sì carattere importante e che possono essere svolte con calma.

Calma sì, ma non troppa. Il rischio è arrivare al termine del periodo stabilito con un nulla di fatto e dover ricominciare da capo assegnando al compito un’importanza maggiore e carattere d’urgenza.

La pianificazione strategica, è ancora una volta, una fonte inesauribile di saggezza.

Scelgo, pianifico, agisco. Qualsiasi sia l’ambito.

AZIONI CHE ALTRI POSSONO COMPIERE

Stabilito che di partenza si costruisce un team con determinate capacità tecniche, scegliere di delegare una lavorazione è un’ottima soluzione, soprattutto, quando l’intervento ha carattere urgente, seppur non importante.

La delega a un altro soggetto ci permette di continuare a svolgere il nostro lavoro e affrontare altre casistiche.

Disporre di risorse valide e non utilizzarle può avere effetti negativi e compromettere l’armonia del team di lavoro.

Avvalersi di figure valide capaci di apportare un valore aggiunto e, poi, non utilizzarle rischia di essere un errore che potrebbe portare al fallimento degli obiettivi prefissati.

Se l’imprenditore spende del tempo per cercare figure valide da inserire nel gruppo di lavoro e, poi, non le utilizza al meglio compie un’azione controproducente.

L’atto di delegare risulta più complicato, soprattutto, in aziende che non hanno un’ottica futuristica portata alla condivisione del lavoro.

Imparare a delegare potrebbe essere una buona occasione per permettere all’imprenditore di concentrarsi su altro mentre la risorsa trova il modo per rispondere ai bisogni aziendali con carattere urgente ma non importante.

AZIONI SUPERFLUE

Un sinonimo? Lavori che portano a una perdita di tempo.

Da evitare assolutamente qualsiasi sia il carattere della questione. Non portano ad alcun risultato, non permettono alle risorse di raggiungere nessun obiettivo se non quello di perdere tempo.

Le distrazioni, così come una gestione insensata del tempo, rischiano di portare al fallimento l’azienda.

Oggi molte azienda hanno a disposizione solo il primo e l’ultimo riquadro, ignorando gli altri due che rappresentano la chiave di volta per cambiare e migliorare l’andamento aziendale.

Parte pratica. Come si compila la matrice di Eisenhower?

Analizza e pianifica il più possibile le attività che quotidianamente vengono svolte all’interno della tua azienda.

Cerca di ridurre al minimo le azioni urgenti e importanti e, ovviamente, le azioni che portano a uno spreco di tempo.

Impegnati a trovare azioni da racchiudere nel riquadro della delega.

Concentrati sulle azioni importanti di carattere non urgente capaci di apportare migliorie, talvolta, significative alla tua azienda.

Questa è una delle tante strategie che puoi utilizzare all’interno della tua impresa per risolvere le problematiche che, oggi, ti sembrano irrisolvibili.

Scegli di agire adesso perché solo così puoi iniziare a migliorare il tuo domani.

Vuoi conoscere altre strategie che sommate alla matrice di Eisenhower ti aiuteranno a incrementare il tuo fatturato?

Contattami!

Ti propongo una call gratuita di un’ora in cui possiamo mettere le basi per apportare migliorie significative al tuo business.

Del resto si deve iniziare da qualche parte, giusto?