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Pianificazione strategica. Come rendere la gestione aziendale snella e funzionale

Quante volte ci siamo stupiti della diligenza, dell’ordine e della precisione – non solo di parola – che i nostri concorrenti, clienti e fornitori provenienti dall’Oriente dimostrano in fase di accordi lavorativi?

Il rispetto del contratto stipulato o delle premesse per la stipula sono sempre state materie impenetrabili e, talvolta, complicate da comprendere e fare un po’ nostre.

La necessità di accogliere il cliente come un ospite, curare il dettaglio, risolvere all’istante il problema diviene per un manager orientale qualunque un’esigenza primaria.

La cura che viene indirizzata al cliente / ospite, così come l’importanza che assume lo spazio destinato al lavoro è una componente fondamentale per creare ed offrire un prodotto e/o servizio di successo.



Da samurai a manager perfetto!

Il metodo delle 5S è una strategia perfetta per ottimizzare al meglio spazi e tempi destinati all’attività lavorativa.

Molto spesso ci ripetiamo che lavorare in uno spazio ordinato e pulito sembra essere più funzionale.

Conoscere le metodologie ci permette di essere poliedrici e far sì che l’attività produttiva possa continuare alle massime potenzialità nonostante vari ed eventuali contrattempi.

Insomma, le note positive che derivano da una gestione intelligente della zona di lavoro è frutto di una pianificazione strategica con garanzia di successo!

Le fasi del metodo delle 5S prendono in considerazione diversi aspetti che sommati tra loro danno vita ad una strategia perfetta per creare un ambiente armonioso e al massimo della produttività: se vuoi essere il migliore devi differenziarti.

Destinare una cura particolare al cliente e mostrare un’azienda pulita ed organizzata è un ottimo biglietto da visita che ti permetterà di fare una buona prima impressione.

L’applicazione del metodo delle 5S permette, inoltre, il rafforzamento della squadra aziendale che fungendo da incentivo per il gruppo permetterà all’azienda di risparmiare risorse.



SEIRI: Dividere, separare, catalogare e organizzare

La prima fase del metodo delle 5S per una buona pianificazione strategica consiste nel fare chiarezza sulla scrivania così come negli spazi adibiti al lavoro permette di risparmiare tempo e avere tutto a portata di mano.

Eliminare ciò che non serve è necessario per far sì che il ciclo lavorativo si concentri solo ed esclusivamente sul raggiungimento dell'obiettivo.

Ordinare gli spazi significa ottimizzare i tempi di lavoro eliminando la ricerca degli oggetti necessari.

Non solo a livello fisico, ma anche a livello mentale, la pulizia diventa un'esigenza per far sì che le energie siano indirizzate verso il focus aziendale.

La riorganizzazione degli spazi ha innumerevoli benefici anche nel settore della produzione.

L'eliminazione di oggetti obsoleti permette ai vertici aziendali di notare eventuali falle nella produzione e, magari, di investire in nuovi strumenti tecnologici, entrando così in una spirale di rinnovamento che permetterà all'azienda di incrementare il proprio prestigio.

La fase SEIRI è strutturabile in 6 punti:

  1. creare gruppi operativi responsabili della rimessa in ordine;

  2. definire e delimitare gli spazi di ciascun gruppo così da ottimizzare gli spazi al meglio;

  3. analisi d'insieme dei risultati ottenuti e raggiungibili nel breve termine in merito all'ottimizzazione degli spazi;

  4. proporre le migliorie necessarie in fatto di disposizione dei macchinari e delle postazioni di lavoro;

  5. individuazione degli oggetti necessari da posizionare in primo piano;

  6. eliminazione temporanea di oggetti obsoleti e non necessari così da valutare se necessitano di spazio o se non incidono sulle capacità aziendali.



SEITON: Organizzare e mettere in ordine

La seconda fase si riferisce al mettere o rimettere in ordine gli oggetti dopo averli utilizzati.

Tramutare un'occasione in buona abitudine è l'approccio corretto per mettere in atto la seconda fase del metodo giapponese delle 5S.

Imparare a sistemare gli oggetti al posto giusto (seguendo le regole del Seiri) permette di mettere in atto un'abitudine che nel medio e lungo periodo riuscirà ad ottimizzare i tempi di lavoro e produzione.

Le attività da compiere nella fase Seiton sono 3:

  1. Posizionare in maniera logica e funzionale gli oggetti, strumenti e documenti necessari allo svolgimento dell'attività ;

  2. catalogare e classificare i contenitori in modo da permettere ad un collega o superiore di avere a portata di mano il necessario;

  3. sistemazione di bacheche per avvisi da condividere in spazi comuni e strategici a tutto il team.



SEISO: pulire e mantenere un buon livello di pulizia

La terza fase si chiama SEISO e richiede una dote da massaia dato che consiste nel mantenere pulito lo spazio lavorativo.

La pulizia degli impianti è la prima forma di ispezione necessaria per prevenire eventuali infortuni in azienda.

La necessità di tenere pulito si rivela una scelta strategica anche per prevenire eventuali danni ai macchinari, evitando così il rischio di dover interrompere la produzione.

Questa fase è trasversale e dev'essere applicata sia a livello di attrezzature che di spazi.

Una perfetta organizzazione permette una gestione più fluida di tutto il sistema aziendale, non solo del settore produttivo.

La manutenzione preventiva unita alla pulizia trasmette ai dipendenti ed ai clienti una cura del dettaglio che si traduce in un'attenzione particolare anche nei confronti delle persone che gravitano attorno all'azienda.



SEIKETSU: Standardizzare

Dopo aver pulito, catalogato e implementato le abitudini lavorative è necessario standardizzare la produzione e i meccanismi scelti e pianificati per raggiungere il successo.

Attuare dei cambiamenti è il primo passo, mantenerli intatti nel tempo, così da raggiungere obiettivi a lungo termine è, forse, la procedura più complicata perché richiede una gestione più minuziosa – almeno – nei primi periodi.

Standardizzare significa prendere coscienza e approfondire nel dettaglio tutta la procedura necessaria per dar vita al prodotto o al servizio offerto.
Questa analisi permette di notare eventuali discordanze o errori che una gestione grossolana rischia di nascondere.

La quarta fase della pianificazione strategica è un ottimo metodo per ottenere risultati certi e misurabili, per ottemperare a questa attività è necessario imparare a catalogare manuali, istruzioni e attrezzature particolari scegliendo di utilizzare etichette e segnaletica che aiuterà i dipendenti o i collaboratori a muoversi all’interno dell’ambiente nel pieno rispetto delle norme di sicurezza.

Tenendo salda l’opinione che un visitatore può farsi visitando un luogo ordinato e funzionale possiamo notare che anche questa fase del metodo giapponese riesce a trasmettere attenzione verso il dettaglio e di conseguenza un occhio di riguardo per il cliente.



SHITSUKE: Migliorare e rispettare le procedure

La fase cinque del metodo giapponese delle 5S per la pianificazione strategica consiste nel ottimizzare la fase qualitativa della propria azienda.

Realizzare prodotti e servizi capaci di diventare leader indiscussi del mercato di riferimento è frutto di una ricerca costante e di un’attenzione minuziosa verso i dettagli.

La scelta di circondarsi di collaboratori motivati piuttosto che di dipendenti affidabili è tra le scelte strategiche che aiutano ad incrementare il proprio business.

Improntare la propria azienda verso la costruzioni di team di lavoro capaci di progredire con il raggiungimento degli obiettivi è un buon metodo sia per risparmiare risorse economiche sia per incrementare l’affiatamento all’interno del gruppo di lavoro e ottimizzare i tempi.

Educare il personale e i collaboratori verso il rispetto delle procedure è un’attività intrinseca che raggruppa tutti i 5 obiettivi del metodo giapponese e conduce verso un successo assicurato e duraturo.



La pianificazione strategica e le cinque S. Una strategia pulita

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Al tuo business,

Mauro Manfredi



PHOTO CREDITS:

Immagine di copertina: Photo by rawpixel on Unsplash